Übersicht
Das Wichtigste in der Übersicht.
Mit unserem Probeabo können Sie hakuna vollumfänglich und unverbindlich 2 Wochen lang ausprobieren. Sollten Sie sich danach für hakuna entscheiden, können Sie das Testkonto direkt weiterverwenden.
Sie haben noch kein Testkonto? Jetzt Testkonto erstellen und hakuna ausprobieren.
Sie benötigen mehr Zeit? Gerne verlängern wir Ihr Probeabo unkompliziert. Kontaktieren Sie dazu einfach unseren Support.
Zugriff auf hakuna
Windows, Mac und Linux
Um hakuna auf Ihrem PC oder Laptop zu nutzen, müssen Sie nichts installieren. Loggen Sie sich einfach mit Ihrem Webbrowser ein.
Smartphone-App
Mit der hakuna App für iOS und Android können Sie auf Ihre Arbeitszeit, Absenzen und Spesen jederzeit und von überall her zugreifen. Die hakuna App kann direkt im App Store (Apple iOS) oder bei Google Play (Android) heruntergeladen werden.
Hauptmenü
Dashboard
Auf dem Dashboard finden Mitarbeitende die wichtigsten Funktionen und können ihre Arbeitszeit erfassen, sowie Absenzen und Spesen beantragen.
Arbeitszeit kann mittels Timer ("Timer starten") gestempelt oder durch Zeiteinträge ("Zeit eintragen") eingetragen werden. Pausen ergeben sich automatisch durch Lücken zwischen zwei Einträgen.
Mitarbeitende können Absenzen und Spesen (sofern aktiviert) direkt vom Dashboard beantragen.
Inbox
In den Anfragen können Administratoren und Vorgesetzte eingereichte Absenzanfragen oder Speseneinträge genehmigen.
Wenn ein Mitarbeiter eine Absenz oder einen Speseneintrag zur Genehmigung einreicht, wird dieser standardmässig dem hinterlegten Vorgesetzten zur Genehmigung zugewiesen. Der Vorgesetzte kann im Personaldossier unter “Anstellungsdaten” ausgewählt werden. Ist kein Vorgesetzter hinterlegt, wird die Genehmigungsanfrage der Rolle “Administrator” zugewiesen. Die zur Genehmigung zugewiesene Person wird über die Anfrage benachrichtigt (Benachrichtigungen). Weitere Informationen zur Konfiguration können unter Absenzen: Konfiguration und Spesen: Konfiguration eingesehen werden.
In den Benachrichtigungen werden Mitarbeitendende über verschiedene Ereignisse informiert. So erhalten z.B. Vorgesetzte eine Benachrichtigung, wenn ein Mitarbeiter eine Absenzanfrage oder einen Speseneintrag zur Genehmigung einreicht. Mitarbeitende werden dementsprechend z.B. informiert, wenn eine Absenz oder ein Speseneintrag genehmigt/abgelehnt wurde.
Mitarbeitende können unter “Meine Einstellungen” (Klick oben rechts aufs Avatar) konfigurieren, für welche Benachrichtigungen sie innerhalb von hakuna und/oder per E-Mail informiert werden möchten.
Kalender
Unter dem Menüpunkt Kalender befindet sich der Mitarbeiter-Kalender. Hier haben Mitarbeitende eine Gesamtübersicht sämtlicher Mitarbeitender.
In den Einstellungen kann pro Absenztyp konfiguriert werden, ob dieser “Öffentlich” ist. Standardmässig sehen Mitarbeitende von anderen Mitarbeitenden so zum Beispiel, wenn jemand in den Ferien ist. Andere Absenztypen (wie z.B. Krankheit oder Unfall) sind aus Datenschutzgründen standardmässig nicht öffentlich, diese sind damit nicht mit Details sichtbar und werden nur ausgegraut als abwesend angezeigt.
Personal
Unter Personal befinden sich die Personaldossiers sämtlicher Mitarbeitender. Hier können Mitarbeitende hinzugefügt und sämtliche Details der Mitarbeitenden eingesehen und verwaltet werden.
Standardmässig haben Mitarbeitende über die Rolle “Mitarbeiter”. Damit haben sie nur Zugriff auf die Informationen unter “Öffentliches Profil” anderer Mitarbeitender.
Projekte
Unter Projekte befindet sich die Projektverwaltung. Hier können Projekte eingesehen, erstellt und verwaltet werden. Das Projektmodul erlaubt es, Arbeitszeit und Spesen auf Projekte zu buchen. Jedes Projekt kann dabei separate Tätigkeiten umfassen, was detaillierte Auswertungen über Projektaufwände ermöglicht. Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, kann es archiviert werden und ist so in der Arbeitszeit- und Spesenerfassung nicht mehr sichtbar.
Der Zugriff auf Projekte ist standardmässig auf die Rollen Administrator und Projektmanager eingeschränkt.
Wird dieses Modul nicht benötigt, kann es in den Einstellungen deaktiviert werden. Ist des Projektmodul deaktiviert, können Arbeitszeiten nur noch auf Tätigkeiten gebucht werden.
Arbeitszeit
Unter Arbeitszeit können Vorgesetzte und Administratoren die Arbeitszeiten von Mitarbeitenden bestätigen. Arbeitszeiten in bestätigten Zeiträumen können von Mitarbeitenden nicht mehr geändert werden.
Spesen
Unter Spesen können Administratoren (oder Mitarbeitende mit der entsprechenden Berechtigung) Spesen verarbeiten und so für die Weiterverarbeitung (z.B. Lohnlauf, Buchhaltung oder Ablage) vorbereiten.
Berichte
Unter Berichte befindet sich das Berichtswesen. Hier können verschiedenste Auswertungen vorgenommen werden. Mitarbeitende können standardmässig nur ihre eigenen Daten auswerten.
Einstellungen
In den Einstellungen können sämtliche Aspekte von hakuna konfiguriert werden. Auf die Einstellungen haben nur Mitarbeitende mit der Rolle Administrator Zugriff.
Eigener Name 🖼️
Durch Klicken auf den eigenen Namen unten links können Mitarbeitende auf folgende Funktionen zugreifen:
Mein Profil: Hier gelangt der Mitarbeitende zu seinem eigenen Personaldossier.
Meine Anfragen: Hier können Mitarbeitende ihre eigenen Genehmigungsanfragen einsehen.
Meine Einstellungen: Hier können Mitarbeitende ihre bevorzugte Sprache (Deutsch oder Englisch) für hakuna auswählen/ändern, ihre Benachrichtigungseinstellungen verwalten, ihr Passwort ändern sowie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren.