Übersicht

Mit der Einsatzplanung können Einsätze von Mitarbeitenden geplant werden. Auf die Einsatzplanung kann im Hauptmenü unter Einsatzplan zugegriffen werden. Der Einsatzplan verfügt über eine Wochen- sowie eine 4-Wochen-Ansicht.

In der hakuna Smartphone-App sehen Mitarbeitende ihre geplanten Einsätze unter Übersicht.

Berechtigungen

Standardmässig haben Administratoren und Vorgesetzte (für ihre Unterstellten), die Berechtigung, Einsätze zu erstellen. Mitarbeitende haben ebenfalls Zugriff auf den Einsatzplan, um ihre eigenen Einsätze einzusehen.

Die Berechtigungen können unter Einstellungen > Rechte & Rollen flexibel konfiguriert werden.

Kapazität und geplante Zeit

Der Einsatzplan zeigt in der ersten Spalte die Kapazität (Kap), die geplante Zeit (Plan) sowie die Differenz (Diff) an:

• Kap: Die Kapazität stellt die verfügbare Zeit im angezeigten Zeitraum dar. Sie ergibt sich aus der Sollzeit gemäss Anstellungsverhältnis abzüglich eingetragener Absenzen.

• Plan: Die Summe der Dauer der geplanten Einsätze abzüglich der erfassten Pause im Einsatz.

• Diff: Die Differenz von Kapazität und geplanter Zeit. Dies ist hilfreich um sicherzustellen, dass Mitarbeitende nur im Rahmen ihrer verfügbaren Stunden eingeplant werden.

Einsatzplanung

Einsätze planen

Durch Markieren von einem oder mehrerer Tage im Einsatzplan können via + Einsatz Einsätze hinzugefügt werden.

Beim Erfassen von Einsätzen können folgende Daten erfasst werden:

• Einsatztyp: Der Typ des Einsatzes. Bei der Auswahl werden Start- und Endzeit sowie die Pause des Einsatztyps automatisch vorausgefüllt.

• Start- und Endzeit: Die Start- und Endzeit des Einsatzes. Wird bei der Auswahl des Einsatztyps automatisch vorausgefüllt, kann aber überschrieben werden.

• Pause: Die Pausendauer des Einsatzes. Wird bei der Auswahl des Einsatztyps automatisch vorausgefüllt. Die Pause wird für die Berechnung der geplanten Zeit von der Dauer abgezogen.

• Beschreibung: Freitext zur Erfassung von Details zum Einsatz.

Einsatzplan veröffentlichen

Nachdem die Planung vorgenommen wurde, können die Einsätze via Änderungen veröffentlichen veröffentlicht werden. Nach der Veröffentlichung sind diese für Mitarbeitenden sichtbar. Mitarbeitende werden zudem via Benachrichtigung informiert, dass ein neuer Einsatzplan verfügbar ist.

Einsätze anpassen

Durch Markieren von bestehenden Einsätzen können diese via Bearbeiten angepasst oder gelöscht werden.

FAQ