Grundlagen

Mit dem Anstellungsverhältnis werden vertragliche Grundlagen (z.B. Vertragsbeginn, Pensum etc.) für Mitarbeitende konfiguriert. Das Anstellungsverhältnis ist die Grundlage für die Berechnung der Sollzeit und des Feriensaldos. Weitere Informationen zur Berechnung finden Sie unter Sollzeit- & Ferienberechnung.

Beim Hinzufügen eines Mitarbeiters (unter "Personal") wird der Beginn des Anstellungsverhältnisses im Feld "Zeiterfassung ab" hinterlegt. Ab diesem Datum berechnet hakuna die Sollzeit und das Feriensaldo automatisch aus.

Arbeitspensum ändern

Im Personaldossier unter Aktionen > Anstellungsverhältnis bearbeiten > Anstellungsverhältnis ändern per kann ein neues Pensum ab einem gewünschten Datum hinterlegt werden. hakuna erstellt dazu ein neues Anstellungsverhältnis, ab welchem die Änderung gilt. Die Sollstunden und das Feriensaldo werden ab diesem Zeitpunkt automatisch anteilig mit dem neuen Pensum berechnet.

Wichtig: Änderungen an einem bestehenden Eintrag haben immer rückwirkende Änderungen zur Folge. Deshalb sollten Änderungen (z.B. wenn das Pensum wechselt) immer via "Anstellungsverhältnis ändern per" (siehe oben) vorgenommen werden.

Nachvollziehen der Berechnung nach einem Pensumwechsel

Die Nachvollziehbarkeit der Berechnung insbesondere des Feriensaldos kann bei einem Wechsel des Pensums während dem Jahr herausfordernd sein.

Um die Sollstunden und das Feriensaldo im Detail nachzuvollziehen, empfehlen wir, die Berechnungsdetails im Personaldossier (Reiter Arbeitszeit resp. Absenzen & Ferien) zu konsultieren. Hier erhalten Sie eine detaillierte Aufstellung über die Zusammenstellung der Sollzeit und des Feriensaldos.

Konfiguration von Anstellungsverhältnissen

Für einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin können beliebig viele Anstellungsverhältnisse definiert werden, somit lassen sich z.B. Veränderungen des Pensums oder der Ferientage einfach abbilden.

Neben Laufzeit und %-Pensum des Arbeitsverhältnisses können noch weitere, benutzerspezifische Anpassungen vorgenommen werden:

Anstellungstyp: Definiert, wie der Mitarbeitende angestellt ist (Vollzeit, Teilzeit, Stundenlohn). Bei Teilzeit kann das Pensum angegeben werden. Auf der Basis des Pensums wird dann die wöchentliche prozentual gerechnet. Die Option Stundenlohn entspricht einem 0%-Pensum und deaktiviert die Sollzeit- und Ferienberechnung.

Grundarbeitszeit: Hier kann die Grundarbeitszeit, welche als Grundlage zur Berechnung von Sollzeit und Ferien verwendet wird. Die Grundarbeitszeiten können unter Einstellungen > Zeiterfassung konfiguriert werden.

Sollzeit pro Woche: Die Sollzeit pro Woche wird automatisch anhand des Pensums und der ausgewählten Grundarbeitszeit berechnet. Falls gewünscht, kann die Sollzeit pro Woche manuell übersteuert werden, das Pensum hat dann keinen Einfluss mehr.

Arbeitsplan: Im Arbeitsplan werden die Arbeitstage festgelegt werden. Der Arbeitsplan definiert, wie die wöchentliche Sollzeit auf die Arbeitstage verteilt wird. Diese Zeit wird bei Zeitgutschriften aus Absenzen gutgeschrieben. Bitte beachten Sie, dass der Arbeitsplan fix ist und alternierende Wochen nicht unterstützt werden. Für Mitarbeitende, welche an unregelmässigen Tagen oder alternierenden Wochen arbeiten, finden Sie unten unter FAQ weitere Informationen.

Ferien pro Jahr: Die Ferien pro Jahr werden automatisch auf Basis der Grundarbeitszeit, des Pensums und den ausgewählten Tagen im Arbeitsplan berechnet. Falls gewünscht, können die Ferientage pro Jahr manuell übersteuert werden, das Pensum und der Arbeitsplan haben dann keinen Einfluss mehr.

Standort: Hier kann der Standort ausgewählt werden. Der Standort bestimmt auch über die Feiertage, welche für diesen Mitarbeiter im Zeitraum des Anstellungsverhältnisses gelten. Die Standorte und deren Feiertage können unter Einstellungen > Feiertage & Standorte verwaltet werden.

Nacht-/Sonntagsarbeit: Sofern das Modul Nacht- und Sonntagsarbeit aktiviert ist, kann hier die Konfiguration für die Nacht- und Sonntagsarbeit ausgewählt werden. Die Nacht- und Sonntagsarbeit kann unter Einstellungen > Nacht- und Sonntagsarbeit konfiguriert werden.

Optionen:

• Die Option Stundensaldo führen bewirkt, dass die Differenz von Istzeit zu Sollzeit in Überstunden (oder Minusstunden) resultiert, welche als Saldo geführt wird. Diese Option ist standardmässig aktiviert. Wird sie deaktiviert, weist hakuna kein Stundensaldo für diesen Mitarbeiter aus. Dies ist zum Beispiel hilfreich für Mitarbeitende, welche von der Zeiterfassung ausgenommen sind (z.B. Kaderposition).

Teilzeitarbeit

hakuna unterstützt die beiden gängigsten Teilzeitmodelle in der Schweiz. Für Mitarbeitende kann im Anstellungsverhältnis ein Arbeitsplan definiert werden.

Teilzeitmodell 1: Arbeit an Einzeltagen

Anna arbeitet 80% und ihr Arbeitsplan sieht wie folgt aus:

In ihrer Firma wird 40 Stunden pro Woche gearbeitet. Annas Sollzeit pro Woche beträgt deshalb 40 Stunden * 0.8 = 32 Stunden. Diese werden auf die 8 Halbtage verteilt. Ein Halbtag entspricht so 4 Stunden. Ist Anna nun am Dienstag und Mittwoch krank, werden ihr 3 Halbtage gutgeschrieben, sie erhält 12 Stunden Gutschrift.

Teilzeitmodell 2: Teilzeitarbeit an 5 Tagen pro Woche

Veton arbeitet 80% und sein Arbeitsplan sieht wie folgt aus:

In seiner Firma wird 40 Stunden pro Woche gearbeitet. Vetons Sollzeit pro Woche beträgt deshalb 40 Stunden * 0.8 = 32 Stunden. Diese werden auf die 10 Halbtage verteilt. Ein Halbtag entspricht so 3.2 Stunden. Vetons Sollzeit pro Tag ist deshalb 6.4 Stunden. Ist Veton am Dienstag und Mittwoch krank, werden ihm 4 Halbtage zugeschrieben. Er erhält 12.8 Stunden gutgeschrieben.

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