Personalverwaltung
Sämtliche Mitarbeiterdaten an einem Ort.
Wenn Sie ein hakuna-Testkonto mit dem kostenlosen Probeabo erstellen, erhält ihr Konto am Anfang automatisch einige Demo-Mitarbeitende, damit Sie die Funktionen von hakuna ausprobieren können. Die Demodaten weden nach Abschluss der ersten Schritte (oben rechts in hakuna) automatisch gelöscht. Sie können die ersten Schritte auch überspringen, dann werden die Demodaten ebenfalls gelöscht.
Übersicht
Unter Personal können Sie Ihre Mitarbeitenden verwalten und Mitarbeitende hinzufügen. Die angezeigten Spalten kann jeder Mitarbeitende individuell für sich selbst auswählen ("Spalten anpassen"). Die Liste von Mitarbeitenden kann auch gefiltert und als Excel- oder CSV-Datei exportiert werden.
Durch Klicken auf einen Mitarbeiter gelangen Sie zum Personaldossier.
Grundlagen
Personaldossier
Im Personaldossier befinden sich alle Informationen zum Mitarbeitenden.
Informationen: In diesem Reiter befinden sich die Stammdaten. Das öffentliche Profil kann auch von anderen Mitarbeitenden eingesehen werden. Auf die anderen Informationen haben nur der Mitarbeiter selbst, der Vorgesetzte (kann unter Anstellungsdaten hinterlegt werden) sowie Administratoren Zugriff. Wer auf welche Informationen Zugriff hat, ist bequem durch Klicken auf "Wer hat Zugriff auf diese Informationen?" in den jeweiligen Kategorien einsehbar.
Compliance: In diesem Reiter finden Sie eine Übersicht zu den Compliance-Vorgaben und deren Einhaltung.
Arbeitszeit: Hier kann die erfasste Arbeitszeit, die Sollzeit und die Überstunden auf Wochen-, Monats- oder Jahresbasis ausgewertet werden. Auf der Monats- und Jahresansicht kann zudem der PDF-Monatsbericht heruntergeladen werden. Dieser gibt eine Gesamtübersicht für einen Monat mit allen relevanten Informationen und eignet sich so ideal zur Ablage.
Absenzen & Ferien: Dieser Reiter enthält eine Übersicht des Feriensaldos für das ausgewählte Jahr (Total, Bezogen, Verbleibend). Die Kalender-Ansicht für das gesamte Jahr gibt einen schnellen Überblick.
Spesen: Hier können eingegebene, genehmigte und erfasste Spesen eingesehen werden.
Dokumente: Hier können die in den Einstellungen hochgeladenen Unternehmensdokumente von Mitarbeitenden eingesehen werden. Zudem können auf die Mitarbeiter bezogene Dokumente hochgeladen werden. Wer auf welche Dokumente Zugriff hat, ist durch Klicken auf "Wer hat Zugriff auf diese Dokumente?" einsehbar. Folgende Kategorien sind hier für Dokumente verfügbar: Abrechnungen (z.B. Lohnabrechnungen, Spesenabrechnungen, Vergütungen), Arbeitsverhältnis (z.B. Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Protokolle von Mitarbeitergesprächen), Nachweise (z.B. Bescheinigungen, Atteste, Wohnsitzbestätigung, Fachausweise) und Administrativ (z.B. HR-Dokumente, interne Evaluationen, Performance; auf diese Kategorie hat der Mitarbeiter standardmässig keinen Zugriff).
Rollen & Gruppen: Hier können die Rollen & Gruppen des Mitarbeiters verwaltet werden. Auf diesen Reiter haben Mitarbeitende selbst keinen Zugriff.
Konfiguration
Informationen zur Konfiguration finden Sie unter Konfiguration.