Absenzen
Mit Absenzen können Abwesenheiten flexibel verwaltet werden.
Übersicht
Mit Absenzen können Abwesenheiten verwaltet werden. Mitarbeitende können Absenzen beantragen und Vorgesetzte diese Genehmigen. Absenzen können direkt vom Dashboard aus beantragt werden.
Unter dem Menüpunkt Kalender befindet sich der Mitarbeiter-Kalender. Hier haben Mitarbeitende eine Gesamtübersicht sämtlicher Mitarbeitender.
Im Personaldossier haben Mitarbeitende unter dem Reiter Absenzen & Ferien Zugriff auf ihren Jahreskalender.
hakuna unterscheidet zwischen bezahlten Absenztypen und unbezahlten Absenztypen. Absenzen mit einem bezahlten Absenztypen geben eine Zeitgutschrift, welche die verpasste Sollzeit gutschreibt. Unbezahlte Absenztypen sind nur informativer Natur und haben keinen Einfluss auf die Zeitberechnung.
Grundlagen
Genehmigungsprozess
Standardmässig gehen Absenzen zur Genehmigung (Genehmigungsinbox) an den hinterlegten Vorgesetzten. Der Vorgesetzte eines Mitarbeiters kann im Personaldossier > Anstellungsdaten konfiguriert werden. Ist kein Vorgesetzter hinterlegt, gehen die Genehmigungsanfragen an die Rolle Administrator.
Weitere Details zu den Genehmigungsworkflows finden Sie unter Konfiguration.
Sichtbarkeit von Absenzendetails
In den Einstellungen kann pro Absenztyp konfiguriert werden, ob dieser “Öffentlich” ist. Standardmässig sehen Mitarbeitende von anderen Mitarbeitenden so zum Beispiel, wenn jemand in den Ferien ist. Andere Absenztypen (wie z.B. Krankheit oder Unfall) sind aus Datenschutzgründen standardmässig nicht öffentlich, diese sind damit nicht mit Details sichtbar und werden nur ausgegraut als abwesend angezeigt.
FAQ
Wie wird Kompensation in hakuna gehandhabt?
Der standardmässig vorhandende Absenztyp “Kompensation” ist unbezahlt. Da hakuna dafür keine Zeitgutschrift erstellt, resultiert an solchen Tagen eine Minuszeit, welche das Stundensaldo automatisch reduziert. Wird eine Kompensations-Absenz in der Zukunft erstellt, hat diese daher noch keinen Einfluss auf das Zeitsaldo.
Wie kann eine stundenweise Absenz (z.B. Arztbesuch) eingetragen werden?
Beim Erfassen einer Absenz kann dazu die Option “Stundenweise Absenz” aktiviert werden. Hier kann nun die Zeitgutschrift, die aus dieser Absenz resultiert, durch die Eingabe eines Stundenwertes übersteuert werden.
Wie können wiederkehrende Absenzen eingetragen werden?
Beim Erfassen einer Absenz kann dazu die Option “Wiederholung” aktiviert und die gewünschte Wiederholung eingegeben werden.
Wie erfasse ich einen unbezahlten Urlaub?
Für die Erfassung eines unbezahlten Urlaubs gibt es zwei Möglichkeiten:
- Sie erfassen den unbezahlten Urlaub als bezahlte Absenz. Damit resultiert aus dem unbezahlten Urlaub keine Minuszeit.
- Sie beenden das Anstellungsverhältnis per Anfang des unbezahlten Urlaubs und starten es danach wieder. Damit wird in diesem Zeitraum keine Sollzeit und kein Feriensaldo berechnet. Es resultiert also eine Ferienkürzung. Zusätzlich können Sie eine unbezahlte Absenz erfassen. Diese hat nur informativen Charakter und stellt sicher, dass die Person im Kalender als abwesend angezeigt wird.
Kann der Kalender ausgedruckt werden?
Sie können den Kalender in hakuna über die Druckfunktion Ihres Webbrowsers ausdrucken.