Die Erfassung der Arbeitszeit ist für die meisten Schweizer Betriebe Pflicht. Die genauen gesetzlichen Vorgaben sind jedoch oft nicht ganz klar. Mit diesem Guide bringen wir Licht ins Dunkel.

Je nach Branche oder Betrieb kann es zum Beispiel durch Gesamtarbeitsverträge (GAV) zusätzliche Vorgaben geben. Auf diese gehen wir hier nicht ein.

Grundlagen

Warum Arbeitszeit erfassen?

Warum muss Arbeitszeit eigentlich erfasst werden? In der heutigen Zeit – mit vielen Freiheiten, Homeoffice und flexibler Arbeitsgestaltung – ist das doch nicht mehr so wichtig?

Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit ist im Arbeitsgesetz geregelt. Das Arbeitsgesetz hat zum Ziel, Arbeitnehmende vor gesundheitlichen Beeinträchtigungen, die mit dem Arbeitsplatz verbunden sind, zu schützen. Dazu enthält es Vorschriften zum Gesundheitsschutz sowie Vorschriften über Arbeits- und Ruhezeiten.

Gerade in der heutigen Zeit mit zunehmender Vermischung von Arbeit und Privatem ist die Regulung der Arbeitszeiten deshalb nach wie vor sehr wichtig.

Wer muss Arbeitszeit erfassen?

Alle, die dem Arbeitsgesetz unterstehen, sind zur Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet. Es gibt einige Ausnahmen, für die das Arbeitsgesetz nicht oder nur eingeschränkt anwendbar ist.

Für das Top Management gelten die Vorgaben für Arbeits- und Ruhezeiten im Arbeitsgesetz nicht. Als solche gelten aber nur die obersten Mitglieder der Geschäftsleitung, welche Entscheide treffen können, die den Geschäftsgang massgeblich beeinflussen (typischerweise CEO, CFO, CTO, etc.).

Varianten der Zeiterfassung

Das Arbeitsgesetz schreibt vor, dass Arbeitgeber Verzeichnisse oder andere Unterlagen, die für den Vollzug des Gesetzes und seiner Verordnungen erforderlich sind, zur Verfügung zu halten.

Konkret heisst das: Arbeitgeber müssen die Dokumentation der Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden sicherstellen und diese bei einer allfälligen Kontrolle durch das kantonale Arbeitsinspektorat vorweisen. Diese Daten müssen mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden.

Für die Arbeitszeiterfassung gibt es drei Varianten:

1. Systematische Arbeitszeiterfassung (Standardregel)
2. Vereinfachte Arbeitszeiterfassung
3. Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung

1. Systematische Erfassung

Das ist die Standardregel. Wenn nichts anderes vereinbart wurde, gilt diese Regelung. Bei der systematischen Zeiterfassung wird Beginn und Ende der Arbeitsphasen erfasst.

Aus der Dokumentation muss folgendes ersichtlich sein:

• die Personalien der Arbeitnehmer und der Arbeitnehmerinnen
• die Art der Beschäftigung sowie Ein- und Austritt der Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerinnen
• die geleistete (tägliche und wöchentliche) Arbeitszeit inkl. Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage
• die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen
• die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr
• die betrieblichen Abweichungen von der Tag-, Nacht- und Sonntagsdefinition nach den Artikeln 10, 16 und 18 des Gesetzes
• Regelungen über den Zeitzuschlag nach Artikel 17b Absätze 2 und 3 des Gesetzes
• die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und/oder Zeitzuschläge
• die Ergebnisse der medizinischen Abklärungen hinsichtlich der Eignung oder Nichteignung bei Nachtarbeit oder Mutterschaft
• das Vorliegen von Ausschlussgründen oder die Ergebnisse der Risikobeurteilung bei Mutterschaft und gestützt darauf getroffene betriebliche Massnahmen.

Die systematische Zeiterfassung ist in Art. 73 ArGV 1 geregelt.

2. Vereinfachte Erfassung

Für Betriebe, in denen Arbeitnehmende ihre Arbeitszeiten zu einem namhaften Teil selber festsetzen können, kann vereinbart werden, die Arbeitszeit vereinfacht zu erfassen.

Diese Vereinbarung wird zwischen der Arbeitnehmervertretung einer Branche bzw. eines Betriebs oder wo diese nicht besteht mit der Mehrheit der Arbeitgeber getroffen.

Bei der vereinfachten Zeiterfassung muss einzig die geleistete tägliche Arbeitszeit erfasst werden (Ausnahme Nacht- und Sonntagsarbeit: hier müssen auch Anfang und Ende dokumentiert werden).

In Betrieben mit weniger als 50 Arbeitnehmenden kann die vereinfachte Zeiterfassung individuell zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer schriftlich vereinbart werden. Es muss in der Vereinbarung auf die geltenden Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen hingewiesen werden. Zusätzlich muss jährlich ein Endjahresgespräch zur Arbeitsbelastung geführt und dokumentiert werden.

Den betroffenen Arbeitnehmenden steht es frei, die Arbeitszeit trotzdem systematisch zu Erfassen. Der Arbeitgeber muss dafür ein geeignetes Instrument bereitstellen.

Die vereinfachte Zeiterfassung ist in Art. 73b ArGV 1 geregelt.

3. Verzicht

Ein Verzicht auf die Zeiterfassung ist nur dann möglich, wenn ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV) zwischen Arbeitgeber und den beteiligten Arbeitnehmerorganisationen (Gewerkschaften) vorliegt. Dieser GAV muss vorsehen, dass in den Verzeichnissen und Unterlagen die Angaben nach Art. 73 Abs. 1 c-e (tägliche Arbeitszeit, Ruhetage, Pausen) und geschuldete Zuschläge nicht enthalten sein müssen.

Um komplett auf die Zeiterfassung zu verzichten, müssen Arbeitnehmende:

• bei ihrer Abreit über eine grosse Autonomie verfügen und ihre Arbeitszeiten mehrheitlich selber festsetzen können
• über eine Bruttojahreseinkommen von mehr als 120’000 Franken (einschliesslich Boni) verfügen
• schriftlich individuell vereinbart haben, dass sie auf die Arbeitszeiterfassung verzichten

Der Verzicht auf die Zeiterfassung ist in Art. 73a ArGV 1 geregelt.

Regelungen in der Übersicht