Das Verwalten von Dokumenten ist ein integraler Prozess im Personalwesen. Es ist für jedes Unternehmen wichtig, dass Mitarbeiterdokumente zentral, aktuell und sicher abgelegt werden können. Ab heute ist das mit hakuna möglich.

Mitarbeiterdokumente

Neu können im Personaldossier unter "Dokumente" personalbezogene Dateien wie Arbeitsverträge oder Lohnabrechnungen hinterlegt werden.

hakuna bietet vier Dokumentenkategorien an:

• Abrechnungen: z.B. Lohnabrechnungen, Spesenabrechnungen, Vergütungen etc.

• Arbeitsverhältnis: z.B. Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Protokolle von Mitarbeitergesprächen etc.

• Nachweise: z.B. Bescheinigungen, Atteste, Wohnsitzbestätigungen, Fachausweise etc.

• Administrativ: Administrative Dokumente, die nur für das HR relevant sind.

Neben der zentralen Speicherung bietet die Dokumentenablage von hakuna noch einen zusätzlichen Vorteil: Mitarbeitende können die eigenen Dokumente selber einsehen. Standardmässig haben Mitarbeitende auf alle ihre eigenen Dokumente Lesezugriff (ohne administrative Dokumente). Somit kann eine Firma, die hakuna einsetzt, ihren Mitarbeitenden Zugriff auf den aktuellen Arbeitsvertrag oder den jährlichen Lohnausweis gewähren.

Wie gewohnt können die Rechte (wer darf was hochladen, wer darf was sehen etc.) via Rollen & Rechte flexibel gesteuert werden.

Unternehmensdokumente

"Wie erhalte ich Einsicht auf das aktuelle Personalreglement?" Damit diese Frage bei den Mitarbeitenden gar nicht erst aufkommt und um unnötige Zeitaufwände durch Drittpersonen zu vermeiden, bietet hakuna neben der Ablage von Mitarbeiterdokumenten auch die Möglichkeit an, wichtige unternehmensweite Dokumente mit allen Mitarbeitenden zu teilen.

So können wichtige Reglemente & Richtlinien, Formulare oder sonstige unternehmensweite Dokumente in hakuna abgelegt werden, auf die jeder Mitarbeitende im eigenen Profil Zugriff erhält. Durch diese Self-Service-Möglichkeit steigert hakuna die Unabhängigkeit der Mitarbeitenden und spart so viel Zeit ein.

Standorte

Mit diesem grossen Update haben wir eine zusätzliche Änderunge veröffentlicht: Wir haben die früheren Feiertagsprofile in Standorte umbenannt. Pro Standort können wie bisher bei den Feiertagsprofilen unterschiedliche Feiertage hinterlegt werden. Der Standort eines Mitarbeiters wird nach wie vor über das Anstellungsverhältnis geregelt und hat Einfluss, welche Feiertage zur Sollzeitberechnung für dieses Anstellungsverhältnis berücksichtigt werden. Bestehende Profile wurden in Standorte migriert. Es gibt keinen Handlungsbedarf.

Bei Fragen oder Feedback sind wir jederzeit per E-Mail zu erreichen.